Política de Privacidad
Última actualización: 11 de junio de 2026
1. Introducción
HexaAdmin (en adelante, "la Plataforma") es un producto de Hexa Solutions S.A.S. (NIT: 900.734.838-1, Bucaramanga, Santander, Colombia). Esta política describe cómo recopilamos, usamos, almacenamos y protegemos la información personal de nuestros usuarios en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 (Régimen General de Protección de Datos Personales de Colombia), su decreto reglamentario 1377 de 2013, y la política corporativa publicada en hexasolutions.co.
2. Datos que recopilamos
Recopilamos los siguientes tipos de información:
| Categoría | Datos | Finalidad |
|---|---|---|
| Identidad | Nombre, correo electrónico, rol | Autenticación y gestión de acceso |
| Empresa | Razón social, NIT, dirección, teléfono | Configuración multi-tenant |
| Facturación | Facturas electrónicas XML/PDF, montos, proveedores | Gestión y workflow de facturas |
| Gmail (OAuth) | Acceso de solo lectura a correos con adjuntos XML | Sincronización automática de facturas |
| Técnicos | Dirección IP, user-agent, logs de acceso | Seguridad y auditoría |
3. Uso de la API de Google
La Plataforma utiliza las API de Google (Gmail API) exclusivamente para:
- Leer correos electrónicos que contengan facturas electrónicas como adjuntos (XML, PDF).
- Extraer y procesar dichos adjuntos para importarlos al sistema de gestión de facturas.
Importante: No leemos, almacenamos ni compartimos el contenido de correos que no estén relacionados con facturas electrónicas. No accedemos a contactos, calendario ni ninguna otra información de la cuenta de Google. El uso de datos de Google cumple con la Política de Datos de Usuario de Google API Services.
4. Almacenamiento y seguridad
- Los datos se almacenan en servidores protegidos con cifrado en tránsito (HTTPS/TLS).
- Las contraseñas se almacenan hasheadas con algoritmos seguros (bcrypt).
- Los tokens OAuth se almacenan cifrados y solo son accesibles por el sistema.
- Los backups automáticos de la base de datos se realizan diariamente.
- Se implementan controles de acceso basados en roles (RBAC) para limitar el acceso a la información.
5. Compartición de datos
No vendemos, alquilamos ni compartimos información personal con terceros, salvo:
- Cuando sea requerido por ley o autoridad competente colombiana.
- Para proveedores de infraestructura esenciales (hosting, correo) bajo acuerdos de confidencialidad.
- Dentro de la misma empresa del usuario, según la configuración multi-tenant.
6. Derechos del titular
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, los usuarios tienen derecho a:
Para ejercer estos derechos, contacta a: info@hexasolutions.co
7. Cookies
La Plataforma utiliza cookies de sesión estrictamente necesarias para la autenticación y el funcionamiento del sistema. No utilizamos cookies de rastreo, publicidad ni analítica de terceros.
8. Retención de datos
Los datos personales se conservan mientras exista una relación contractual activa. Al finalizar la relación, los datos se eliminarán en un plazo máximo de 30 días, salvo obligación legal de conservación (por ejemplo, registros contables según la normativa tributaria colombiana).
9. Modificaciones
Nos reservamos el derecho de actualizar esta política. Los cambios serán notificados mediante la plataforma y/o por correo electrónico. El uso continuado de la Plataforma después de las modificaciones constituye la aceptación de los nuevos términos.
10. Contacto
Hexa Solutions S.A.S.